Depuis quelques mois, vous avez certainement beaucoup entendu parler d’un nouveau mot. Vous avez indubitablement lu un peu tout et n’importe quoi sur ce sujet : la facture électronique !
Mais à quoi correspond elle vraiment ? Que se cache il derrière ce mot qui semble abstrait et qui vous effraie peut être. Nous allons vous expliquer précisément ce qui se cache derrière ce terme.
Aujourd’hui, en novembre 2022, l’ère avant facture électronique, il existe principalement deux types de factures : papier ou dématérialisée. Alors qu’une facture papier n’a plus de secret pour vous, intéressons-nous de plus près à la facture dématérialisée.
Rappel : une facture est l’une des preuves d’une opération commerciale et revêt donc une valeur juridique importante. La facture aplusieurs fonctions : elle matérialise une transaction financière, constitue un justificatif comptable et sert de support à l’exercice des droits sur la TVA (collecte et déduction).
Facture dématérialisée
C’est une facture qui est, soit
- une facture réalisée à l’aide d’un ordinateur, que ce soit en format Word, Excel, ou PDF,
- une facture papier qui a été scannée sous forme d’une image en format comme PNG, JPEG, etc. Cette dernière peut aussi être “embarquée” dans un fichier PDF.
Une facture “PDF” est une facture dématérialisée. L’inverse n’est pas vrai dans tous les cas !
Pour lire ces factures, en fonction du format du fichier, le destinataire de la facture aura besoin d’un logiciel capable de décoder le format (par exemple Adobe Reader pour une facture en PDF) ce qui rend la facture lisible à l’œil humain. Techniquement, les factures dématérialisées sont composées de données non structurées.
L’ensemble des textes, chiffres et tableaux qui ne sont pas dans une structure prédéfinie sont des données non structurées :
– Pour traiter ces factures, notamment dans les logiciels pré-comptable, un ordinateur doit lire l’ensemble des textes, chiffres et éventuellement des tableaux, rechercher puis extraire des mentions comme la date, le total, le numéro de facture etc. Un traitement automatique est donc assez difficile.
– Si c’est une image, un OCR est nécessaire avant le traitement afin extraire d’abord les textes.
Une facture électronique, c’est quoi ?
Une facture électronique est une facture dont les mentions sont normées et structurées. Toutes les factures devront impérativement comporter la même structure (s’il manque une mention ou si l’une d’entre elle est erronée, cette facture sera invalide). Les différents formats d’une facture électronique sont : UBL, CII, Factur X, etc.
NB : Une e-invoice est la traduction en anglais de la facture électronique.
Abordons maintenant la notion de données structurées et les avantages de la facture électronique
Les avantages de la facture électronique
Les donnés structurées possèdent de nombreux avantages, entre autres :
- Traitement automatique par les ordinateurs : grâce à la structure des mentions normées, un ordinateur peut récupérer directement les données sans trop effort. En cas de phase pré comptable, cette dernière sera en théorie instantanée. Et c’est tout de même avantageux !
- Qualité de données accrue et risque d’erreur diminué : comme tout est normé, il y aura moins d’erreurs !
Les points clés à retenir
- La facture électronique = un ensemble de mentions normées et structurées.
- Une facture en PDF n’est pas nécessairement une facture électronique.
- A partir de juillet 2026, toutes les factures seront des factures électroniques (Généralisation de la facturation électronique : le calendrier de la réforme confirmé).