Nous continuons notre série d’articles sur Chorus Pro avec un thème indispensable : Les cas d’usage
En effet, la complexité des activités économiques ont pour conséquence que les schémas de facturation peuvent être très différents selon les secteurs d’activité et peuvent concerner bon nombre acteurs.
Réaliser ces schémas sur un outil de facturation électronique comme Chorus Pro nécessite la compréhension et le suivi d’un processus bien spécifique.
Ce processus est parfois complexe pour un utilisateur lambda. Des outils d’assistance existent tel que ClaudiA ou bien des documentations rédigées par l’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat).
Notre objectif n’est pas de répéter les informations déjà existantes mais plutôt de les rendre plus accessible et pragmatique à tout le monde.
Ainsi, nous allons vous expliquer, étape par étape comment réaliser correctement et simplement les cas d’usage en nous appuyant sur des exemples concrets réalisés par nos soins.
Précision : Les exemples ont été réalisés avec le portail de qualification de l’AIFE.
Ainsi, nous allons aujourd’hui vous transmettre notre retour d’expérience : déposer une facture de sous-traitance sur Chorus Pro.
📌 Le schéma de la sous-traitance
Tout d’abord définissons ensemble ce que nous entendons par le terme “sous-traitance”.
La sous-traitance se définit lorsqu’une entreprise (appelée donneur d’ordre) confie à l’autre (désignée sous-traitante) l’exécution d’une partie de ses prestations.
Elle permet de s’appuyer sur des moyens et des compétences extérieurs dans le but de postuler à des marchés publics. Elle permet donc à des entreprises PME-TPE d’avoir accès à la commande public.
Afin de bien visualiser le schéma de la facture de sous sous-traitance sur Chorus Pro, nous vous présentons ci-dessous sous forme synthétique les différentes étapes et actions avec les acteurs concernés.
📌 Quels sont les acteurs et leurs rôles ?
Nous pouvons en ressortir les acteurs suivants et leurs rôles :
Un sous-traitant, c’est à dire celui qui exécute la tâche pour le compte du fournisseur. Il se charge de déposer la facture sur Chorus Pro.
Un valideur, c’est lui qui se chargera de valider la facture sur Chorus Pro
– Client directement ou via son service financier : Selon la taille de l’organisation c’est le client lui-même qui se chargera de réceptionner et traiter la facture ou bien son service financier en cas d’organisation de taille suffisamment grande.
📌 Comment déposer sa facture de sous-traitance sur Chorus Pro ?
Déposer sa facture de sous-traitance sur Chorus Pro s’apparente dans les premières étapes à un dépôt de facture simple. Ainsi, nous vous renvoyons à l’un de nos articles précédent abordant un dépôt de facture simple.
1ère étape : En déposant la facture, vous devrez sélectionner, le cadre de facturation. Dans le cas présent, sélectionner A9 : Dépôt d’une facture par un sous-traitant.
2ème étape : La sélection de A9 : Dépôt d’une facture par un sous-traitant a pour effet d’exiger de compléter deux destinataires via deux zones à compléter. Ces deux zones sont à remplir à l’aide des SIRET respectifs :
– La première pour le destinataire de la facture, c’est a dire l’entité publique
– La seconde pour le mandataire ou le titulaire selon le cas
Compléter ces deux SIRET constituent la principale différence avec un dépôt d’une facture “classique”.
📌 Quelles sont les confirmations à réaliser ?
3ème étape : Après avoir complété le destinataire et le mandataire, vous pourrez valider l’envoi de votre facture. Un écran récapitulatif de “confirmation d’envoi” s’affichera permettant de vérifier une dernière fois les informations.
Une fois l’envoi effectué, vous obtiendrez la confirmation d’envoi.
Votre facture est désormais validée ! Maintenant, cela n’est plus entre vos mains. En cas de refus par le valideur, vous devrez effectuer les différentes modifications nécessaires et lui transmettre à nouveau.
📌 Et l’étape de validation…
La facture validée est donc transmise au valideur ou destinataire (en l’occurrence l’entité publique). C’est ce dernier qui se chargera d’accepter (ou non) la facture et les conditions y étant rattachés : Prestations effectuées, Tarif, conditions de règlement pour ne citer que les principales.
Notre retour d’expérience
En revanche, ce qui est complexe c’est :
– Identifier chacun des acteurs concernés
– Identifier le rôle et la place de chaque acteur : Qui fait quoi et a intervient quand ?
Ainsi, avant d’effectuer les démarches administratives via Chorus Pro, nous vous conseillons d’analyser votre situation globale concernée dans le cas présent.
Enfin, étant donné que la sous-traitance mêle différents types d’acteurs, cela sera d’autant plus complexe d’effectuer des corrections a postériori.
Si vous avez besoin de conseils sur les technologies et comment les mettre en place, n’hésitez pas à nous contacter !
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