Avant d’aborder le dépôt d’une facture de cotraitance sur Chorus Pro, un rappel. En effet, lors d’un précédent article, nous avions abordé le dépôt d’une facture de sous-traitance sur Chorus Pro.
Ainsi, pour rappel, aujourd’hui, selon les secteurs d’activité et les acteurs, les schémas de facturation peuvent être plus ou moins complexes et usités.
D’ici quelques mois, à échéance de juillet 2024, les schémas de facturation nécessitent impérativement dans un premier temps la compréhension et dans un second temps le suivi d’un processus bien spécifique.
Sauf que… ce processus n’est pas si simple et n’est malheureusement pas à la portée de n’importe quel utilisateur débutant sur Chorus Pro.
Notre objectif est de vulgariser les informations complexes et de les rendre accessibles à la portée de tous le monde.
Nous allons vous expliquer étape par étape comment réaliser une facture de manière simple et concrète.
Précision : Les exemples ont été réalisés avec le portail de qualification de l’AIFE
📌 Le schéma de la cotraitance
Tout d’abord, définissons ensemble ce que nous entendons par le terme cotraitance.
La cotraitance se définit par la mise en commun temporaire de compétences matérielles, financières et économiques en vue d’exécuter conjointement des travaux déterminés. La cotraitance est possible dans le domaine privé ou public.
Ainsi, elle permet à des entreprises spécialisées de répondre à des appels d’offres qu’elles ne seraient pas en mesure de réaliser seules.
Enfin, précisons que la cotraitance est encadrée juridiquement via la signature d’un contrat de cotraitance entre l’intégralité des différents cotraitants.
Deux types de cotraitance existent : la situation de cotraitance déterminera l’organisation sur Chorus Pro.
1er type : Groupement solidaire : Pour l’ensemble du groupement, seul le mandataire dépose les factures. En l’occurrence, cela revient à un schéma de dépôt classique des factures que nous avions abordé dans un précédent article.
2ème type : Groupement conjoint : Dépôt des factures par chaque cotraitant et validation obligatoire de chaque facture dans Chorus Pro par le mandataire. Afin de mieux comprendre, ce cas est représenté par le schéma ci-dessous.
📌 Quels sont les acteurs et leurs rôles ?
Nous pouvons en ressortir les acteurs suivants et leurs rôles :
– Les fournisseurs A, B et C : cotraitants : Le rôle de ces trois fournisseurs cotraitants est identique. Chacun devra déposer ses factures sur Chorus Pro.
– le valideur qui est le mandataire du groupement conjoint : ce dernier sera chargé de valider chaque facture de chaque cotraitants.
– Client directement ou via son service financier : Selon la taille de l’organisation c’est le client lui-même qui se chargera de réceptionner et traiter la facture ou bien son service financier en cas d’organisation de taille suffisamment grande.
📌 Comment déposer sa facture de cotraitance sur Chorus Pro ?
Déposer sa facture de cotraitance sur Chorus Pro s’apparente dans les premières étapes à un dépôt de facture simple évoqué dans l’un de nos articles précédents.
1ère étape du dépôt de la facture : vous devrez sélectionner le cadre de facturation adéquat. En l’occurrence, sélectionner A12 : Dépôt d’une facture par un cotraitant.
2ème étape du dépôt de facture : La sélection de “A12” a pour effet d’exiger de compléter deux destinataires via deux zones à compléter. Ces deux zones sont à remplir avec les SIRET respectifs :
– Première zone : Le destinataire de la facture, c’est à dire l’entité publique
– Seconde zone : Le valideur, c’est a dire le mandataire concerné par la facture
Compléter ces deux SIRETs est une démarche similaire à un dépôt de facture de sous-traitance et comme dans le cas précédent cela représente la principale différence avec le dépôt d’une facture “classique”.
📌 Quelles sont les confirmations à effectuer ?
Une fois avec le destinataire et le mandataire complété, l’envoi de la facture sera possible. Si l’un des deux n’est pas rempli, Chorus Pro vous bloquera et par conséquent, vous ne pourrez aller au bout de votre envoi.
Ainsi, vous arriverez à l’écran “confirmation d’envoi” récapitulant le destinataire et les informations chiffrées.
Une fois la confirmation validée, vous arriverez à un récapitulatif des informations validées.
Vous venez de transmettre votre facture au valideur. C’est donc à lui d’agir maintenant.
📌 L’étape de validation
Il appartient au valideur d’effectuer l’acceptation de la facture ou bien de la refuser. En cas de refus, vous n’aurez pas d’autre choix que de réaliser les modifications sur la facture et de relancer un nouvel envoi.
Notre retour d’expérience
La difficulté principale étant dans cette situation d’identifier le rôle et la place de chaque cotraitant.
Ainsi, avant d’effectuer les démarches administratives via Chorus Pro, nous vous conseillons d’analyser avec précision les cotraitants.
Enfin, étant donné que la cotraitance mêle différents intervenants de niveau similaire, cela sera d’autant plus difficile d’effectuer des corrections a postériori.
Si vous avez besoin de conseils sur les technologies et comment les mettre en place, n’hésitez pas à nous contacter !
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