Chorus Pro est la solution actuelle de facturation électronique pour le secteur B2G.
Ensemble, dans un précédent article, nous avions réalisé un dépôt de facture simple. Dorénavant, nous allons nous intéresser au dépôt d’un lot de factures. Cette fonctionnalité est intéressante car elle permet la transmission de plusieurs factures en un seul envoi. Elle présente néanmoins des inconvénients.
🚨 Pour cette expérience et comme pour le dépôt de facture simple, nous utilisons la version 3.0.2 R5 du portail Qualification de Chorus Pro.
📌 Règle d’or : Bien préparer son dépôt d’un lot de factures
De même que pour le dépôt d’une facture simple sur Chorus Pro abordé précédemment, il est également indispensable de ne pas faire l’économie d’un travail de préparation. Nous en expliquerons l’importance et en profiterons pour éclaircir quelques termes.
Un lot de facture est tout simplement un ensemble de plusieurs factures. Le lot de factures doit être constitué au format Zip ou tar.gz avant d’être déposés dans Chorus Pro.
Par conséquent, l’une des étapes préalables au dépôt du lot de factures Chorus Pro est de constituer un fichier Zip avec toutes les factures que l’on souhaite déposer.
Les conditions d’acceptation d’un lot de factures de Chorus Pro sont strictes Ainsi, assurez vous préalablement que ce lot de factures est constitué de factures aux formats suivants :
| Format des factures | Syntaxe |
|---|---|
| PDF A3 | IN_DP_E2_CII_FACTURX |
| XML Mixte | UBL Invoice Min CII Min CII Min 16B PES Facture Min CPP FACTURE Min |
| XML Structuré | UBL Invoice CII PES Facture CII 16B |
Ce tableau a une importance capitale. En effet, en fonction du type de format de facture sélectionné, le choix des syntaxes en est conditionné (étape ci dessous : Accéder au dépôt du lot de facture)
Définition des formats des documents
- XML Mixte ou structuré : ce sont les formats dans les quels les données de facturation sont structurées et normées. Cela permet aux ordinateurs de les comprendre et traiter très rapidement. Par contre, comme c’est plutôt destiné aux traitements informatisés, c’est pas très pratique pour un humain de lire ces fichiers.
- PDF A3 : C’est un fichier PDF avec un fichier XML joint. Cela permet d’avoir à la fois des données structurées (via le XML) et la lisibilité à l’oeil humain (via le PDF).
Constat sur le dépôt du lot de factures
Le dépôt d’un lot de factures sur le portail Chorus Pro est réservé aux entités capables de générer leurs factures sous ces formats.
A ce jour, en B2B sur 2.5 milliards de factures, 70 a 80% sont encore émises sous format papier. Par conséquent, une grande majorité des entreprises françaises émettant des factures ne sont pas capable de produire ces formats.
📌Accéder au dépôt du lot de factures : Un process simple
🏁 Prêt pour le départ ? : Alors dirigez vous vers cette adresse : https://portail.chorus-pro.gouv.fr/aife_csm
Une fois connecté au portail chorus pro avec vos identifiants et mot de passe personnel, le but est de rejoindre l’endroit dédié pour déposer le lot de factures.
Dans un premier temps, cela s’apparente a un dépôt de facture simple. L’onglet déposer facture étant l’endroit approprié également pour les lots de factures (et donc le fichier Zip).
Ainsi, nous vous invitons à vous référer à l’article “Chorus Pro : comment réussir à 99% son dépôt de facture ?”, et plus précisément l’étape “5 clics pour accéder au dépôt de facture”.
Précision : Afin d’avoir accès au fichier Zip dans son explorateur, au moment du dépôt de facture, vous devrez sélectionner “tous les fichiers” (par défaut vous aurez certainement “fichiers personnalisés”)
Après avoir choisi votre fichier Zip, vous devrez sélectionner manuellement le format de dépôt correspondant au format contenu dans votre fichier Zip. Chorus Pro ne possède pas de système de reconnaissance du format de vos factures composant le lot.
Le format syntaxe est conditionné au format de dépôt. (cf tableau des formats de factures). Comme pour le choix du format de dépôt vu précédemment, la syntaxe des factures est à sélectionner manuellement.
Après avoir sélectionné le format de dépot adapté, et la syntaxe correspondante vu dans les étapes précédentes, vous pourrez cliquer sur “Continuer”.
Vous obtenez la confirmation d’envoi, il ne reste plus que les dernières vérifications post-envoi a effectuer. On y est presque ! ✌
📌 Les vérifications après l’envoi du lot de factures
Cette étape de vérification post-envoi est identique a tous dépôt de factures sur Chorus Pro. Elle reste toutefois à ne pas négliger afin de s’assurer de la correcte transmission du lot de factures.
Etant donné que dans notre article précédent “Chorus Pro : Comment réussir à 99% son dépôt de facture“ nous nous étions concentré sur le dépôt d’une facture sans évoquer la réception. Ainsi, nous n’avions pas détaillé ce point.
D’une manière générale, la confirmation d’envoi n’offre aucune garantie d’acceptation du lot de factures par le système Chorus. Par conséquent, Des contrôles restent à réaliser. Nous vous guidons ci dessous.
1ère étape : Se rendre dans le suivi des flux
2ème étape : Suite à l’envoi du lot de factures, le suivi des flux mentionnera l’un des trois états courants : “Intégré“, “Intégré partiellement” ou “Rejeté“.
Si le dépôt de votre lot de factures n’a pas donné lieu à : “Intégré” ou “Intégré partiellement”, vous n’êtes pas concerné par la prochaine étape.
3ème étape : Si vous êtes là c’est que votre lot de factures est correctement intégré. A vous de rechercher les factures venant d’être intégré dans “Factures émises”.
Félicitations 👍.
Nos constats du dépôt d’un lot de facture
Quelques remarques :
– Du fait que les fichiers ne sont pas analysés par un OCR, le temps de traitement des formats composant le lot de factures est bien plus réduit qu’un dépôt de facture “format PDF texte ou le scan d’une facture papier” Quasiment instantané.
– Un inconvénient du dépôt d’un lot de factures est que ce type de dépôt est réservé aux entités capables de générer leurs factures sous les formats obligatoires évoqués au début de cet article (PDF A3, XML Mixte et XML structuré). Cette utilisation ne s’adresse donc pas à une majorité des entreprises.
Nous avons testé diverses situations et Chorus Pro nous amène a identifier trois statuts bien distincts dans le suivi des flux :
– Rejeté : en cas de sélection d’un format de factures erroné et en conséquence de la syntaxe, cela donne lieu a un rejet du lot (statut rejeté).
– Partiellement intégré : en cas d’un lot de factures composé d’une ou plusieurs factures déjà déposées sur Chorus Pro, le lot de factures sera intégré partiellement. La ou les facture(s) déjà sur Chorus Pro sera(ont) rejetée(s). La ou les facture(s) non présente(s) seront quant a elles intégrées.
– Intégré : Ce statut sera présent lorsqu’aucune des factures du lot n’est pas déjà présente sur Chorus Pro et que les formats sélectionnés ainsi que les syntaxes sont conformes aux documents contenues dans le lot.
Avant de se lancer dans le dépôt d’un lot de factures sur Chorus Pro, il est donc indispensable de se renseigner en amont sur les différents formats que l’organisation est capable de générer.
Si vous avez besoin de conseils sur les technologies et comment les mettre en place, n’hésitez pas à nous contacter !
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